SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN

WHISTLEBLOWING SYSTEM (WBS)

I. LATAR BELAKANG

Sistem Pelaporan Pelanggaran/WhistleBlowing System (WBS) merupakan Sistem Pelaporan yang memungkinkan insan APG melaporkan adanya dugaan tindakan pelanggaran, yang dilakukan oleh insan APG lainnya. Sistem ini diterapkan untuk memitigasi potensi risiko dan menciptakan lingkungan perusahaan yang bersih dari praktik Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN), dan berperilaku etis dalam menjalankan/mengelola perusahaan. Perusahaan menjamin kerahasiaan identitas serta memberikan perlindungan kepada Pelapor.

III. PRINSIP, TUJUAN, SASARAN DAN MANFAAT

1. WBS APG menganut prinsip-prinsip sbb:

a. Cepat dan Tepat, maksudnya adalah penanganan terhadap adanya laporan pelanggaran, harus ditangani dengan cepat dan tepat;

b. Komunikatif, maksudnya komunikasi antara Penerima Laporan dengan Pelapor dapat berlangsung dengan baik;

c. Rahasia, maksudnya semua laporan yang masuk ke dalam sistem adalah bersifat rahasia dan harus terjaga kerahasiannya;

d. Akurat, maksudnya penanganan yang dilakukan atas adanya laporan dilakukan berdasarkan akurasi data dan bukan berdasarkan asumsi atau dugaan tanpa data pendukung;

e. Itikad baik, maksudnya bahwa Pelapor harus memiliki itikad baik dan bukan didasarkan atas dendam pribadi atau orientasi tertentu dari Pelapor;

f. Proteksi, mengandung arti semua Pihak yang bertindak sebagai Pelapor akan dilindungi oleh APG;

g. Tidak ada diskriminasi, artinya semua insan APG dapat melaporkan dan tidak ada diskriminasi dalam penanganan terhadap laporan.

2. Pedoman WBS bertujuan untuk meyediakan suatu panduan bagi internal perusahaan dalam menangani adanya laporan pengaduan / penyingkapan pelanggaran di lingkungan perusahaan.

3. Sasaran dari penyusunan WBS adalah :

a. Mempermudah manajemen untuk menangani secara efektif laporan-laporan pelanggaran.

b. Mengintegrasikan WBS dalam sistem pengendalian internal perusahaan dan manajemen risiko yang mendukung GCG.

4. Manfaat dari penyelenggara WBS adalah :

a. Tersedianya cara penyampaian informasi penting dan kritis bagi Perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara aman;

b. Tersedianya mekanisme deteksi dini (early warning sytem) atas kemungkinan terjadinya masalah akibat suatu pelanggaran;

c. Tersedianya kesempatan untuk menangani masalah pelanggaran secara internal terlebih dahulu, sebelum meluas mejadi masalah pelanggaran yang bersifat publik;

d. Timbulnya keengganan untuk melakukan pelanggaran;

e. Meningkatnya reputasi Perusahaan di mata pemangku kepentingan (stakeholders)

IV. MEKANISME PENGUNGKAPAN DAN PELAPORAN PENGADUAN PELANGGARAN

1. Sarana/Media.

Pelapor dapat menyampaikan pengungkapan/pelaporan pengaduan pelanggaran kepada Komite Etik selaku Pengelola Administrasi Whistleblowing System, melalui sarana/media email Adhi Persada Gedung komite.wbs@adhigedung.co.id yang khusus diperuntukkan bagi Sistem Pengelolaan Pelanggaran.

Komite Etik akan menyaring laporan pengaduan/pengungkapan yang diterima, apakah terdapat indikasi awal atau sesuai dengan kriteria WBS dan dapat ditindak lanjuti ?

• Bila YA, Laporan pengaduan/pengungkapan akan ditindaklanjuti,

• Bila TIDAK, proses Sistem Pelaporan Pelanggaran Selesai.

Pelaporan pengaduan / pengungkapan yang dapat ditindaklanjuti melalui mekanisme WBS ini adalah pelaporan dan pengaduan atas kasus pelanggaran yang berdampak signifikan terhadap Perusahaan.

Laporan pengaduan yang akan diproses lebih lanjut hanya terkait dengan peristiwa/kejadian atau bukti dalam kurun waktu 1 (satu) tahun sebelum laporan pengaduan disampaikan.

2. Bentuk Pengungkapan/Pelaporan Pengaduan Pelanggaran.

a. Pengungkapan/pelaporan pengaduan pelanggaran disampaikan secara tertulis dengan identitas jelas (Nama, NPP, Jabatan, Unit Kerja) & dilampiri bukti-bukti pendukung.

b. Penyampaian melalui email harus dengan identitas jelas, format dalam bentuk file pdf atau jpeg.

3. Jenis Pelanggaran.

Pelanggaran yang dapat dilaporkan melalui WBS, meliputi:

a. Benturan Kepentingan;

b. Korupsi;

c. Kecurangan;

d. Penggelapan;

e. Gratifikasi;

f. Suap;

g. Pelanggaran dalam Proses Pengadaan Barang dan Jasa;

4. Alur Mekanisme Pengungkapan dan Pelaporan Pengaduan Pelanggaran/ Whistleblowing System:

V. KOMITE ETIK

Komite ini dibentuk dalam rangka menegakkan kemandirian, transparansi, kewajaran dan profesionalitas dalam melakukan proses penelaahan, verifikasi, dan investigasi atas setiap Pelaporan pengaduan pelanggaran.

Komite Etik bersifat ad hoc/ex officio, bertugas hanya memberikan kajian dan rekomendasi kepada Direksi untuk pengambilan keputusan. Komite Etik terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut :

a. Manager Legal

b. Manager Sumber Daya Manusia

c. Kepala SPI

d. Corporate Secretary

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Komite Etik berwenang dan wajib:

1. Melakukan pemanggilan Terlapor;

2. Melakukan verifikasi untuk mempertajam telaahan;

3. Mendapatkan akses penuh data dan informasi yang terkait dengan masalah yang ditangani;

4. Memberikan perlindungan kepada Pelapor.

Komite Etik melakukan verifikasi atas laporan pengaduan pelanggaran yang masuk dan akan memutuskan perlu tidaknya dilakukan investigasi lebih lanjut atas laporan pengaduan pelanggaran dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender dan dapat diperpanjang paling lama 30 (tiga puluh) hari kalender. Hasil verifikasi Komite Etik disampaikan kepada Direksi.

Apabila berdasarkan hasil verifikasi menunjukkan adanya indikasi pelanggaran yang disertai bukti yang cukup, maka pengaduan dapat diproses ketahap investigasi.

Perusahaan melalui Komite Etik dapat menginformasikan status proses penyelesaian pengaduan pelanggaran kepada Pelapor yang meminta penjelasan kepada Perusahaan mengenai pengaduan pelanggaran yang disampaikannya.

VI. TINDAK LANJUT INVESTIGASI LAPORAN PELANGGARAN

Apabila berdasarkan hasil investigasi yang dilakukan oleh Tim Investigasi, bukti yang ada dianggap memadai/membuktikan adanya pelanggaran oleh Insan APG, maka Terlapor dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku di Perusahaan.

Untuk menjaga indepedensi investigasi, investigasi dapat dilakukan oleh Eksternal Investigator.

Apabila hasil investigasi terbukti terjadi pelanggaran yang dilakukan oleh Direksi dan atau Dewan Komisaris dan Organ Pendukung Dewan Komisaris dan terdapat hal-hal yang memerlukan keputusan lebih lanjut, maka Direksi atau Dewan Komisaris menyampaikan hal tersebut Kepada Pemegang Saham Mayoritas.

Apabila dari hasil investigasi terbukti adanya pelanggaran yang mengarah ke tindak pidana, maka dapat ditindak lanjuti dengan proses hukum sesuai ketentuan yang berlaku.

VII. LAPORAN PERIODIK PELAKSANAAN WBS.

Komite Etik wajib membuat laporan secara berkala yaitu setiap 3 (tiga) bulan sekali, yang disampaikan selambat-lambatnya minggu kedua pada bulan berikutnya, yang meliputi jumlah Pelaporan dan Pengaduan, Kategori Pengaduan/Pengungkapan serta media yang digunakan oleh Pelapor dan penyampaiannya kepada Direksi

VIII. JAMINAN KERAHASIAAN DAN PERLINDUNGAN KEPADA PELAPOR

a. Perusahaan menjamin bahwa dalam melakukan proses atas setiap Pelaporan dan Pengaduan senantiasa mengedepankan kerahasiaan, dan asas praduga tidak bersalah dengan cara yang professional.

b. Perusahaan menjamin kerahasiaan identitas Pelapor, serta memberikan perlindungan kepada Pelapor dari segala bentuk ancaman, intimidasi, ataupun tindakan tidak menyenangkan dari pihak manapun, selama / sepanjang Pelapor dapat menjaga kerahasiaan kasus yang diadukan/dilaporkan.

c. Perlindungan ini juga berlaku bagi petugas yang ditunjuk Perusahaan dalam melaksanakan investigasi, verifikasi maupun pihak-pihak yang memberikan informasi terkait dengan pengaduan/penyingkapan fakta penyimpangan.

d. Para pihak yang diberikan kewenangan oleh perusahaan dalam proses terkait dengan Pelaporan dan Pengaduan, yang melanggar prinsip kerahasiaan akan diberikan sanksi sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku di Perusahaan.

IX. SANKSI

Bentuk sanksi terhadap Terlapor dan para pihak yang telah terbukti melakukan pelanggaran dan atau penyalahgunaan kewenangan serta melanggar prinsip kerhasiaan akan di kenakan sanksi sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku di Perusahaan.

X. PENUTUP

Demikian Sistem Pelaporan pelanggaran (WBS) ini disusun, dengan harapan mampu merubah budaya diam (tutup mulut) menjadi budaya kejujuran dan keterbukaan bagi sumber daya manusia di PT Adhi Persada Gedung. sehingga dapat membawa perubahan dan akselerasi dalam pencapaian kinerja perusahaan.